BiOSC (Biology’s Orchid Study Club) 2011
6 – 7 Februari 2011
I. LATAR BELAKANG
Musyawarah Warga merupakan sidang tertinggi di BiOSC yang dilaksanakan di setiap akhir kepengurusan. Dalam Musyawarah Warga terdapat empat rangkaian penting yaitu peninjauan AD/ART, pembacaan laporan pertanggungjawaban, pemilihan ketua periode baru, dan penentuan koordinator dewan senior. Peninjauan AD/ART perlu dilakukan untuk menyesuaikan adanya amandemen terhadap pasal – pasal yang ada di AD/ART. Selain itu, tinjauan tersebut bermaksud untuk memperkokoh peran AD/ART di dalam BiOSC. Melalui pembacaan laporan pertanggungjawaban (LPJ) menunjukkan bahwa masa kepengurusan sudah berakhir dan pertanggungjawaban terhadap kinerja pengurus selama satu periode kepengurusan dalam melaksanakan program kerja. Adanya pembacaan LPJ tersebut diharapkan agar program kerja di masa kepengurusan berikutnya dapat menjadi lebih baik. Pembentukkan koordinator dewan senior bertujuan untuk membentuk kepemimpinan dewan senior sebagai pengawas perkembangan keilmuan di BiOSC.
Dengan adanya kegiatan ini, diharapkan BiOSC sebagai kelompok studi dapat memunculkan anggota yang kritis dalam menilai kinerja pengurus, dan selanjutnya akan terbentuk suatu regenerasi kepengurusan dan kaderisasi organisasi. berikutnya. Oleh karena itu, BiOSC sebagai kelompok studi di Fakultas Biologi Universitas Gadjah Mada mengadakan kegiatan Musyawarah Warga demi terwujudnya visi organisasi.
II. NAMA DAN TEMA KEGIATAN
Nama dari kegiatan ini adalah “Musyawarah Warga Biology’s Orchid Study Club (BiOSC)”. Dengan tema Shout Your Thoughts For a Better BiOSC.
III. TUJUAN
Tujuan dari kegiatan ini adalah :
a. Menilai dan mengevaluasi kinerja pengurus selama satu periode kepengurusan.
b. Meningkatkan pemahaman warga terhadap organisasi BiOSC
c. Meningkatkan tali silaturahmi dan persaudaraan antar warga BiOSC
d. Memantapkan pengawasan keilmuan di BiOSC melalui pembentukkan koordinator dewan senior
IV. PELAKSANAAN KEGIATAN
Hari ke-1 (Ahad, 6 Februari 2011)
Waktu | Acara |
09.00-09.05 | Pembukaan oleh ketua panitia MUSWA BiOSC |
09.05-09.10 | Sambutan Ketua Umum BiOSC |
09.10-09.20 | Sambutan Pembina BiOSC |
09.20-09.40 | Penunjukan Tim Presidium Sementara (Pimpinan Sidang, Wakil Pimpinan Sidang dan Sekretaris Sidang) |
09.40-09.55 | Pembahasan dan penetapan agenda MUSWA BiOSC |
09.55-10.25 | Pembahasan, penetapan dan pembacaan tata tertib MUSWA BiOSC |
10.25-10.45 | Penunjukan Tim Presidium MUSWA BiOSC |
10.45-11.30 | Sidang Pleno ( Pemaparan, Peninjauan AD/ART) |
11.30-13.00 | ISHOMA |
13.00-15.00 | Sidang Pleno ( Pemaparan, Peninjauan AD/ART) |
15.00-15.30 | ISTIRAHAT DAN SHOLAT |
15.30-17.00 | Sidang Pleno ( Pemaparan, Peninjauan AD/ART) |
17.00-17.30 | Games |
17.30-19.30 | ISHOMA |
19.30-20.30 | Pembacaan LPJ oleh Ketua BiOSC |
20.30-21.15 | Evaluasi Kepengurusan BiOSC 2010-2011 |
21.15-21.30 | Pengesahan LPJ |
21.30-23.00 | Pensi |
23.00-04.00 | Istirahat |
Hari ke-2 (Senin,7 Februari 2011)
Waktu | Acara |
04.00-05.00 | Sholat Shubuh |
05.00-06.00 | Games/Jalan-jalan |
06.00-07.30 | MCK |
07.30-08.00 | Makan |
08.00-10.00 | Pemilihan Ketuan BiOSC Periode 2011-2012 |
10.00-11.00 | Pemilihan Koordinator DS |
11.00-11.15 | Penutup |
11.15-11.30 | Beres-beres |
11.30 | Pulang |
RANGKAIAN KEGIATAN
1. Peninjauan AD/ART
Peninjauan AD/ART dilakukan pada hari Minggu, 6 Februari 2011 pada pukul. Peninjauan AD/ART dilakukan setelah tim presidium sidang sementara bersama peserta sidang melakukan pembahasan dan menetapkan agenda dan tata tertib musyawarah warga BiOSC. Sidang peninjauan AD/ART dipimpin oleh tim presidium tetap yang telah disepakati bersama. Peninjauan AD/ART sangat dipokokkan untuk dilakukan secara menyeluruh, sehingga agenda waktu yang diberikan betul-betul termanfaatkan dengan baik. Sidang peninjauan AD/ART berjalan sangat alot, sengingga perlu dilakukan penambahan waktu agar peninjauan AD/ART secara menyeluruh dapat selesai. Dalam sidang pleno peninjauan AD/ART yang dilakukan terjadi banyak amandemen. Peninjauan AD/ART tepat selesai pada pukul dan disahkan ole tim presidium muyawarah warga BiOSC.
2. Pembacaan dan pengesahan LPJ kepengurusan BiOSC tahun 2010
Pembacaan LPJ kepengurusan BiOSC tahun 2010 dilakukan pada Minggu, 6 Februari 2011, tepat setelah pengesahan AD/ART yang baru.
Pembacaan dan pemaparan LPJ kepengurusan BiOSC tahun 2010 dilakukan oleh ketua BiOSC tahun 2010 yaitu saudara Miftakhul Bait.
LPJ yang dibcakan berisi tentang program-program yang telah dilakukan dan kendala-kendala yang dihadapi oleh kepengurusan BiOSC tahun 2011.
3. Pemilihan Ketua Umum BiOSC tahun 2011
Pemilihan ketua umum BiOSC tahun 2011 dilakukan pada hari senin pukul. Sebelumnya telah dibentuk panitia khusus untuk menyeleksi dan memilih ketua. Ada dua calon ketua BiOSC yang dipilih yaitu, Apriliana Dyah Prawesti, dan Arista Handayani. Setelah dilakukan seleksi dan musawarah oleh panitia dan anggota maka telah terpilih ketua umum BiOSC tahun 2011 yaitu Apriliana Dyah Prawestri.
4. Pemilihan Koordinator Dewan Senior BiOSC
Pemilihan Koordinator Dewan Senior dilakukan pada hari Senin, 7 Februari 2011 pukul 9.00 WIB tepat setelah selesai dilakukan pemilihan ketua BiOSC tahun 2011. Pemilihan coordinator dilakukan melalui muswarah antara
V. HASIL
Dari rangkaian acara, diperoleh hasil yang ditunjukkan oleh gambar berikut ini.
Gambar 1. Peninjauan AD/ART yang dipimpin oleh pimpinan sidang
Gambar 2. Pembacaan LPJ oleh ketua umum BiOSC
Gambar 3. Regenerasi kepengurusan
Gambar 4. Pemilihan Koordinator Dewan Senior
VI. EVALUASI KEGIATAN
Berdasarkan hasil rapat evaluasi kegiatan Musyawarah Warga BiOSC 2011, pada hari Senin tanggal 7 Februari 2011 dapat diambil kesimpulan bahwa kegiatan ini secara umum berlangsung cukup sukses. Namun ada beberapa permasalahan yang berpengaruh terhadap pelaksanaan acara. Hal ini dapat terjadi karena kurangnya koordinasi panitia sehingga hal-hal penting yang telah diputuskan dalam rapat tidak dapat terlaksana dengan baik.
Peserta yang mengikuti Musyawarah Warga BiOSC ini lebih sedikit dari tahun sebelumnya, namun acara tetap dilaksanakan. Pada kegiatan ini acara tidak dapat berjalan sesuai dengan susunan acara yang telah disusun dan telah disepakati. Hal ini disebabkan karena panitia tidak dapat mengatur waktu dengan baik dan memprioritaskan salah satu agenda utama dalam musyawarah warga BiOSC 2011, yaitu peninjauan AD/ART BiOSC.
VII. EVALUASI KEPANITIAAN
1. Ketua
Deskripsi Tugas | 1. Memastikan acara berajalan lancer mulai dari pembukaan sampai penutupan 2. Bertanggung jawab penuh terhadap keberlangsungan acara |
Realita | Untuk memastikan acara berjalan lancer ketua mengadakan rapat panitia. Rapat panitia berfungsi untuk memastikan setiap sie melaksanakan tugas dengan baik. |
Hambatan | Sulitnya mengumpulkan setiap sie dalam rapat untuk mengontrol tugas masing-masing sie. Liburan akhir semester menjadi penghambat jalannya rapat. |
Saran | Sebaiknya rapat diadakan secara kontinyu dan memberitahukan kepada sie yang tidak hadir dalam rapat sejauh mana tugas setiap sie dan mencari solusi bersama jika ada masalah. |
2. Sekretaris
Deskripsi Tugas | 1. Membantu ketua dalam melaksanakan tugas. 2. Menghadiri setiap rapat yang diadakan dan membuat notulennya. 3. Membuat setiap dokumen/surat yang diperlukan oleh sie. 4. Bertanggung jawab atas pembuatan proposal, LPJ, presensi, dan notulen rapat. |
Realita | Pembuatan, penyusuna hingga pengesahan proposal memakan waktu lama karena ada beberapa hal yang perlu diperbaiki. |
Hambatan | Kurangnya pengalaman keskretariatan membuat sekretaris sedikit bingung dengan pembuatan proposal, namun hal ini masih dapat diatasi dengan bertanya pada sekretaris sebelumnya dan sie lain yang membantu. |
Saran | Sebaiknya ada job desk yang jelas untuk sekretaris selain pembuatan surat dan proposal juga untuk panitia yang lain sehingga tidak bingung dengan tugas masing- masing. |
3. Bendahara
Deskripsi Tugas | 1. Berkomunikasi dengan ketua, sekretaris, dan seluruh sie dalam penyusunan rancangan anggaran. 2. Menyusun dokumentasi pengeluaran dan pemasukkan. 3. Berkoordinasi dengan setiapa sie dalam hal pemasukkan dan pengeluaran yang telah dilakukan. 4. Berkomunikasi dengan dekanat dalam hal anggaran. |
Realita | Kurangnya koordinasi dengan setiap sie sehingga dalam membuat anggaran hanya secara estimasi bendahara saja sehingga ada kebutuhan-kebutuhan sie yang belum dimasukkan ke dalam anggaran dana. |
Hambatan | Ketidakdisiplinan peserta dalam melakukan pembayaran. |
Saran | Adanya koordinasi yang lebih baik dan optimal. |
4. Sie Konsumsi
Deskripsi Tugas | 1. Menyusun menu untuk peserta dan panitia. 2. Bertanggung jawab selama distribusi dan kelayakan makanan. 3. Menyusun anggaran menu. 4. Bertanggung jawab atas segala kelengkapan dan kebersihan alat makan. |
Realita | 1. Konsumsi siap tepat waktu sesuai jam makan yang telah ditentukan. 2. Terjadi kesalahan perkiraan jumlah konsumsi sehingga konsumsi berlebih. |
Hambatan | Kurangnya personil untuk mengambil konsumsi. |
Saran | 1. Sebaiknya jumlah peserta yang hadir dalam acara di data terlebih dulu. 2. Sebaiknya sudah ada panitia yang ditugaskan membsntu sie konsumsi mengambil konsumsi. |
5. Sie Acara
Deskripsi Tugas | 1. Menyusun rancangan acara hari-H 2. Mengkoordinir jalannya acara. |
Realita | 1. Memastikan semua acara berjalan lancer sesuai ketentuan 2. Membagikan juknis kepada semua panitia. |
Hambatan | 1. Waktu yang sudah direncanakan tidak sesuai jadwal, sehingga ada jadwal yang tidak terlaksana. 2. Kurangnya koordinasi. |
Saran | Diperlukan koordinasi yang baik dan perlunya peraturan tambahan dari sie acara untuk mengatur waktu jalannya sidang agar berjalan lancar. |
6. Sie PDD dan Perlengkapan
Deskripsi Tugas | 1. Membuat poster acara 2. Bertanggung jawab dalam mendokumentasikan setiap acara yang berlangsung. |
Realita | 1. Telah membuat poster acara. 2. Telah mendokumentasikan dan mempublikasikan setiap acara 3. Memastikan peralatan yang dibutuhkan dalam acara sudah tersedia |
Hambatan | 1. Kurangnya transportasi untuk mengangkut barang-barang yang diperlukan 2. Kurangnya personil dalam mempersipkan alat-alat yang dibutuhkan. |
Saran | Sebaiknya tugas sebagai sie PDD dan perlengkapan tidak dilakukan oleh satu orang saja. Perlu ditambah personil untuk membantu sie PDD dan perlengkapan. |
VIII. LAPORAN KEUANGAN
Uraian Kegiatan | PEMASUKAN (Rp) | PENGELUARAN (Rp) |
Kas BiOSC | Rp 50.000,00 | |
Iuran Peserta ( Peserta@ Rp 23.000,00) | Rp 1.150.000,00 | |
Total Pemasukan | Rp 1.200.000,00 | |
A.Kesekretariatan Amplop Print surat – surat + proposal dan LPJ | Rp 2.000,00 Rp 5.000,00 | |
B.Perlengkapan Sewa Tempat Sewa LCD | Rp 200.000,00 Rp 100.000,00 | |
C.Konsumsi Makan 2 hari (@ Rp 4000,00 x 3 x 50) Snack + Minum | Rp 600.000,00 Rp 88.000,00 | |
D. Publikasi Poster Jumlah | Rp 15.000,00 Rp 1. 110.000,00 |
IX. UCAPAN TERIMA KASIH
Terlampir
X. DAFTAR PESERTA
Terlampir
XI. SUSUNAN PANITIA
Terlampir
XII. DAFTAR SURAT KELUAR
Terlampir
XIII.RENCANA ANGGARAN DANA
Terlampir
XIV.PENUTUP
Demikian laporan pertanggungjawaban kegiatan ‘Musyawarah Warga BiOSC 2011’. Kami selaku panitia mengucapkan terima kasih atas bantuan yang telah diberikan oleh semua pihak. Kritik dan saran yang sangat konstruktif sangat kami harapkan demi penyempurnaan kegiatan musyawarah warga yang akan datang.
LEMBAR PENGESAHAN
Yogyakarta, 17 Februari 2011
Ketua Umum BiOSC, Misbakhul Bait NIM: 07/250139/BI/7895 | Ketua Panitia, Andaru Satryo NIM: 10/301493/BI/8472 |
Mengetahui, Dosen Pembimbing BiOSC Dr. Endang Semiarti, M.S.,M.Sc. NIP.19621123198803.2001 | |
LAMPIRAN I
UCAPAN TERIMA KASIH
Segenap panitia mengucapkan terima kasih kepada :
1. Dekan Fakultas Biologi UGM yang telah mendukung sepenuhnya kegiatan Musyawarah Warga BIOSC 2011.
2. Segenap pengurus pendopo MSH yang telah memberikan ijin penggunaan tempat.
3. Dra. Endang Semiarti, M.S.,M.Sc. sebagai Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Riset sekaligus pembimbing BiOSC (Biology’s Orchid Study Club).
4. Serta semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, yang telah membantu pelaksanaan acara ini.
LAMPIRAN II
DAFTAR PESERTA MUSYAWARH WARGA BiOSC 2011
NAMA | ANGKATAN DIKSAR |
Hendra Wardhana | I |
Misbakhul Bait | II |
M. Bima Atmaja | II |
Isnaini Kusumaningrum | II |
Hasni Indriyanti | II |
Hendry Susila | II |
Aninda Retno U W | II |
Bakti Kurnia Putri | II |
Sri Agung Wibowo | III |
Arista Handayani | III |
Yulaika Romadhani | III |
Setiawan Silva Pambudi | III |
Apriliana Dyah P | III |
Teo Sukoco | III |
Yuly Purwani | III |
Suka Pertiwi | III |
Binti Nur Afifah | III |
Nur Rahmawati W | III |
Siwi Dwi Rahayu | IV |
I Gede Angga Pramudita | IV |
Sekar Pelangi Manik P | IV |
Gita Meidiana | IV |
Nur Fitriana Ariyanti | IV |
Nilam Onery Vidniarizki | IV |
Sendang W.A | IV |
Puspanindya Yudaputri | IV |
Mukhlis Jamal Musa Holle | IV |
Rani Kilatsih | IV |
Andaru Satryo | V |
Ahmad Fadli Fajrian | V |
Dwi Ayu Anggraini | V |
Riana Nindita Putri | V |
Hestri Dyah Puspitasari | V |
LAMPIRAN III
SUSUNAN PANITIA
KEGIATAN MUSYAWARAH WARGA BiOSC 2011
FAKULTAS BIOLOGI UGM
Pelindung : Dekan Fakultas Biologi UGM
Dr. Retno Peni Sancayaningsih,M.Sc.
Pembina : Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan
Riset Fakultas Biologi UGM
Dr. Endang Semiarti, M.S.,M.Sc.
Penanggung jawab : Ketua Umum BiOSC
Misbakhul Bait
Panitia Pelaksana
Ketua : Andaru Satryo
Sekretaris : Hestri Dyah Puspitasari
Bendahara : Dwi Ayu Anggraini
Koordinator Acara : 1. Etika Dyah Puspitasari
2. Siwi Dwi Rahayu
Koordinator Konsumsi : Riana Nindita Putri
Koordinator PDD dan Perlengkapan : Ahmad Fadli Fajrian
LAMPIRAN IV
DAFTAR SURAT KELUAR
NO. SURAT | PERIHAL | TUJUAN |
01/A/MUSWA - BiOSC/BiOSC/I/2011 | Undangan | Dosen Pembimbing BiOSC |
04/A/MUSWA - BiOSC/BiOSC/I/2011 | Undangan | Pendamping BiOSC |
02/B/MUSWA - BiOSC/BiOSC/I/2011 | Permohonan Peminjaman Peralatan | Balai Besar Kerajinan dan Batik Yogyakarta |
03/B/MUSWA - BiOSC/BiOSC/I/2011 | Permohonan Peminjaman Tempat | Pengurus Pendopo MSH, Bantul |
BERITA LENGKAP DI HALAMAN BERIKUTNYA
Halaman Berikutnya